Taahhüt Blog

Taahhüt Blog

Satın Alma Ekibi Hangi Şirket Harcamalarını Yönetir?

writer_avatar Taahhut.com, 02 Temmuz 2021
sirket harcamalari

Satın alma departmanı, özel sektörde, devlet kurumlarında, eğitim kurumlarında veya diğer herhangi bir organizasyon türünde mal ve hizmetlerin birincil alıcısı olarak şirket faaliyetlerini destekler.

Başka bir deyişle, satın alma departmanı iç müşterilerine ihtiyaç duydukları mal ve hizmetleri zamanında temin ederken, aynı zamanda şirketin finansal çıkarlarını da gözetir. 

Peki, satın alma, şirket harcamalarının ne kadarını kontrol etmeli?

Bir satın alma uzmanının görev ve sorumlulukları, ofis mobilyaları ve malzemeleri tedarik etmenin çok ötesine uzanır. Günümüzde, teknolojik ekipmanlardan, uluslararası seyahat ihtiyaçlarına, çalışma alanlarının şirkete kazandırılmasından pazarlama materyallerine kadar, satın almanın pek çok noktada etkin olması beklenmekte.

Satın Alma ve Finans Departmanları Birlikte Çalışabilir Mi?

Satın Alma ve Finans iki ayrı departman gibi düşünülse bile, birlikte çalışmaları halinde şirket harcamalarının daha şeffaf olması ve verimliliğin üst düzeye çıkarılması mümkündür.

Satın Alma ve Finans işbirliği yaptığında, iki taraf da ihtiyaç duyduğu bilgilere uçtan uca, ihtiyaç duyduğu anda erişebilir. İlk talepten onaya, teslim almaya ve ödemeye kadar yolculuğun her aşamasında herhangi bir satın alma siparişinin veya faturanın durumuna kolayca bakabilirler.

Finans, erken veya zamanında ödemeler yoluyla avantajlı fiyatları elde ederek kârlılığı artırabilir. Satın Alma, hangi tedarikçi ilişkilerinin en iyi noktada olduğunu takip edebilir, böylece şirkete para kazandıran ve yüksek kaliteli malzeme ve hizmetler sağlayan tedarikçilerle çalışmaya devam edebilir.

Finans, harcama sınırlarını ve hedeflerini belirler, ancak piyasa koşullarını ve farklı değişkenleri takip edemeyebilir. Bu durumda, iki departman birlikte çalışarak daha gerçekçi finansal hedefler koyabilir.

Harcama Verisi Nasıl Toplanır?

Tedarik harcamalarını analiz etmek, iyileştirmeleri ölçmek, ayrıca kısa ve uzun vadeli tasarruf stratejilerine karar vermek için güvenilir veriler sağlar.

Satın alma harcamaları “doğrudan” ve “dolaylı” olmak üzere ikiye ayrılır.

Doğrudan harcamalar; tedarik edilen mal ve hizmetlerin bedellerini ifade eder. Aynı zamanda şirketin üretim süreçleriyle ilgili hammaddeleri, bileşenleri, donanımı ve hizmetleri içerebilir.

Dolaylı harcamalar şunlardır;

  • Pazarlama hizmetleri (medya satın alma, ajans ücretleri)
  • Profesyonel hizmetler (danışmanlıklar, danışmanlar)
  • Seyahat ve konaklama
  • MRO (bakım, onarım ve operasyonlar)
  • Bilgi teknolojisi (donanım, yazılım)
  • İK ile ilgili hizmetler (işe alım, eğitim)
  • Ulaşım ve filo yönetimi
  • Kamu hizmetleri (gaz, elektrik, su)

Harcama verilerini toplamak şu adımlardan oluşur;

Harcama verilerini birleştirme: Kuruluşunuz ne kadar büyükse, o kadar çok departmana sahip olursunuz. Bu, birçok ayrı bütçe, muhasebe sistemi ve dahili süreç anlamına gelir. Etkili harcama analizinin gerçekleşmesi için bu farklı alanlardan gelen tüm verilerin tek bir merkezi veri tabanında birleştirilmesi önem taşır.

Verileri standartlaştırma: Tüm harcama verilerini tek bir veri tabanında birleştirdikten sonra bile, bu veriler birçok farklı alandan kaynaklanacak, farklı formatlarda ve para birimlerinde olacaktır. Fatura formatlarını ve satın alma siparişlerini kolay görüntüleme amacıyla standartlaştırmak için satın alma, dahili departmanlar ve tedarikçilerle birlikte çalışmalıdır.

Tedarikçileri gruplandırma: Kuruluşunuzdaki bir dizi farklı departmanla birlikte çok sayıda farklı tedarikçi bulunabilir. Doğru harcama analizi ve tüm tedarikçilerin ayrı ayrı görüntülenebilmesi için etiketlenmesi gerekir. Burada, fiyatlar ve geri dönüş süreleri gibi kategoriler oluşturulabilir ve performansı en yüksek tedarikçiler daha sonra "tercih edilen" olarak etiketlenebilir.

Giderlerin kategorize edilmesi: Aynı tedarikçiler gibi, giderler de gruplandırılmalı ve kategorize edilmelidir. Harcamalarınızı ofis malzemeleri, pazarlama, seyahat ve yasal harcamalar gibi bölümlere ayırarak, giderlerin takibini çok daha kolay yapabilir ve harcama konusunda bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Şirket İçin Artı Değer Yaratan Satın Alma
Maliyet azaltma şu anda CFO'lar için büyük bir öncelik olduğundan, kuruluşların herhangi bir köklü değişiklik yapmadan önce paralarının nerede ve nasıl harcandığını daha iyi anlamaları gerekiyor. 

Kuruluşlar, harcama faaliyetlerini gerçek zamanlı olarak değerlendirmeye ve satın alma süreçlerinde önemli değişiklikler yapmaya başlamıştır. Harcama verilerini yönetmek için adım atmak; maliyetleri düşürmeye, riskleri daha rahat öngörmeye, tedarikçi performansını değerlendirmeye ve şirket için artı değer yaratan satın alma stratejileri geliştirmeye olanak tanır.

  • ESATİNALMA
  • SATİNALMA
  • SATİNALMADEPARTMANİ
  • TEDARİKCİ
  • TEDARİKZİNCİRİ
  • TEDARİKCİYONETİMİ
  • SİRKETHARCAMALARİ
blogCardImage

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

surdurulebilir satin alma

Sürdürülebilir Satın Almanın Avantajları

DEVAMINI OKU
PAYLAŞ
0 YORUM
0 YORUM
imageCard

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

imageCard

Sürdürülebilir Satın Almanın Avantajları

DEVAMINI OKU