Taahhüt Blog

Taahhüt Blog

Etkili Bir Satın Alma Departmanı Nasıl Kurulur?

writer_avatar Taahhut.com, 13 Ocak 2021
satin alma departmanlari

 

Satın alma ve satış departmanları insan vücudunda birbirine bağlı ve müşterek çalışan bölümler gibidir. Beyin nasıl duyulardan gelen bilgilere göre çalışıp vücudu harekete geçiriyorsa bu departmanlar da son tüketicinin ihtiyaçları ve taleplerine göre çalışır. 

Satış departmanı; son müşterinin ihtiyaçlarını ve taleplerini tespit eder, değerlendirir, standartları belirler. Ardından pazarlama süreçlerini kesinleştirir ve pazarlama planını hazırlar. Bu süreçte, sahada son tüketiciye en yakın noktada bulunulmalıdır. Bir diğer önemli husus da; tüm veriler ve bilgi akışı ilgili departmanlar ile paylaşılırken satın alma departmanının bu bilgileri teyit ve kayıt etmesidir. Satın alma planı buna göre yapılır ve satış departmanı ile paylaşılır. Dolayısıyla, baştan sona bir arada çalışılması ve farklılık yaratan hususlar zamanında ve müştereken çözüm bulunması önemlidir. 

Etkili Bir Satın Alma Departmanı İçin:

  • Satış departmanından gelen bilgiler ışığında ’’Satın alma ürün ağacı’’ belirlenmelidir.
  • Ürün sayısı, miktar, ürün özellikleri gibi hususlar dikkate alınarak ürün ağacı kategorize edilmelidir.
  • Ürün sayısının yüksek olduğu hallerde kategori sayısı da artacağı için ağırlıklar dikkate alınarak bazı kategoriler birleştirilmeli ve kategori grupları oluşturulmalıdır. Her kategori veya kategori grubu için sorumlu tayin edilmeli ve kategori yönetim sorumlusunun (uzman) görev tanımı yapılarak sorumluluk alanı belirlenmelidir. 
  • Satın alma Departman Yöneticisi tüm kategorilerin amiridir. Departman çalışma planı içinde destek birimlerini kurar, iş planlarını ve yöntemleri belirler. Destek birimleri içinde kategori yönetim sorumluları yer alabileceği gibi ayrı kadro şeklinde de bir çalışma olabilir. 

Satın Alma Departmanının Görevleri ve Tanımlarında Öne Çıkanlar:

Satın Alma Departman Yöneticisi genellikle satın alma ürün ağacını hazırlamak, ürün sayısına göre kategori gruplarını ve diğer destek birimlerini kurmakla görevlidir. Tüm departmanının amiri olarak, planlama komisyonuna başkanlık eder. Satış ve diğer departmanlar ile uyum içinde çalışmalı ve bilgi paylaşımını sağlamalıdır. En önemli görevleri arasında tedarikçiler ile görüşmelere, pazarlık müzakerelerine katılmak bulunur ve yeni tedarikçi kayıt onaylaması yetkisine de sahiptir.

Kategori Yönetim Sorumlusu (Uzman) ise satın alma ürün ağacı itibariyle ürün ya da ürünlerin satın alma sürecini yönetir. Kendisine bağlı olarak çalışan sipariş hazırlama ve takip birimini organize etmesinin yanı sıra ilgili olduğu ürün/ürünlerle ilgili planlama komisyonuna katılır. Tedarikçi ön görüşmelerini, kayıtlarını yaparak ilgili birimlere aktarır ve tedarikçinin onay alması halinde ürün görüşmelerine doğrudan dahil oluyor. Ürün onayının ardından pazarlık görüşmelerini yönetir ve sorumlu olduğu ürünler açısından “Standartlar ve Kalite Kontrol” ekibi ile birlikte çalışarak ürünlerin standartlarını hazırlar, kalite kontrol kriterleri yönetim kurallarının yazılımını sağlar. 

Satın Alma Finans Kontrol Yöneticisi çoğu zaman doğrudan Satın Alma Departman Yöneticisine bağlı olarak çalışır. Ürün ağacının son halini yayınlamak ve takip etmekle yükümlüdür. Gerektiği takdirde ağaç revizyonlarını yapar tüm birimlere duyurur. Satın alma taahhütlerinin hazırlanması, denetlenmesi, takip edilmesi ve sonuçlarının yayımlanması da yine bu kişinin sorumluluğundadır. Ayrıca, tedarikçinin sipariş karşılama performansını takip eder, ürün ilişkisinde fiyat verimliliğini takip eder ve gerektiğinde uyararak kayıt altına alır. Belli aralıklar ile departman çalışma raporları hazırlar. Planlama komisyonuna 2.başkan olarak katılır. 

Standartlar ve Kalite Kontrol Yöneticisi ürün ağacında bulunan tüm ürünlerin satın alma kriterleri ve koşulları ile +/- toleranslarını belirlemek, kontrol etmek ve ilgili birimleri uyarmakla yükümlüdür. Bu kapsamda tedarikçi üretim alanlarının standartlarını belirlemek, kontrolünü sağlamak, onay esnasında görüş bildirmek, ürünlerin muhafaza ve taşıma ile mal kabul şartlarını belirlemek, uygulamak ve ilgili birimleri uyarmak başlıca görevleri arasındadır. Bu bölümde çalışanların ürün ile ilgili olarak mühendislik eğitimi almış olmaları önemlidir zira özürlü ürün durumunda ürünün red/şartlı kabul gibi koşullarında onay kademesine görüş bildirmesi gerekir.

Mal Kabul Yöneticisi (Depo) sipariş edilen ürünün, varış zamanı ve miktar kontrolünü yapar çünkü satın alma planı ve ürün ağacında yer alan tüm ürünlerin, kullanım takvimine göre ve onaylı siparişler itibarıyla varış noktası depolar ve mal kabul yönetimidir. Diğer hususlar için ‘Kalite Kontrol’ birimleri davet edilir. Ürünler mevcut muhafaza standartlarına ve kullanım takvimine göre depolara veya raflara alınır. Sonrasında teslimatın raporu hazırlanarak ilgili birimlere iletilir. 

Sonuç olarak, satın alma ekibi ürünlere ve süreçlere ne kadar hâkimse o kadar güçlüdür. Başta satış departmanı olmak üzere diğer birimler ile tam bir entegrasyon içinde çalışmalıdırlar. Planlama, uygulama, kontrol, ölçümleme ve raporlama en can alıcı noktalardır.

  • ESATİNALMA
  • ELEKTRONİKSATİNALMA
  • SATİNALMA
  • STRATEJİKSATİNALMA
  • EİHALE
  • SATİNALMADEPARTMANİ
blogCardImage

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

Satin alma yaparken tasarruf etmek

Satın Alma Yaparken Tasarruf Etmenin Yolları

DEVAMINI OKU
imageCard

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

imageCard

2021'de İzlenmesi Gereken 8 Trend

DEVAMINI OKU