Taahhüt Blog

Taahhüt Blog

Stratejik Satın Alma Nedir ve Nasıl Yapılır?

writer_avatar Taahhut.com, 13 Ocak 2021
stratejik satin alma

Stratejik Satın Alma Nedir?

Stratejik satın alma (strategic procurement / sourcing); bir firmanın ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin temin edilmesi ile ilgili süreci yöneten satın alma (procurement) departmanlarının gerçekleştirdiği planlama süreci olarak tanımlanabilir. Bu süreçle, tedarik (sourcing) ve operasyonel satın alma (purchasing) aşamalarının bir strateji dahilinde ve firma hedeflerine uygun olarak hayata geçirilmesi amaçlanır. 

Türkçe terminoloji üzerinde henüz bir standardizasyona gidilmediğinden; bir strateji ve bu stratejiye bağlı belirli kriterler/kurallar dahilinde tedarik ve diğer her türlü satın alma faaliyetinin yürütülmesi de genelde ‘stratejik satın alma’ veya ‘stratejik tedarik’ olarak adlandırılabilir.

Hangi anlamda kullanıldığından bağımsız olarak; stratejik satın alma, rekabet ortamında yıllar süren bir başarı elde etmek isteyen firmalar için oldukça önemli bir konuma sahip. İyi kurgulanmış bir satın alma stratejisi; kalite, sürdürülebilirlik ve tasarrufa eş zamanlı odaklanarak iş performansını sürekli geliştirir ve firmayı olası krizlerin etkilerine karşı dirençli kılar.

Her başarılı strateji çalışması ise temelde detaylı bir analize ve ulaşılmak istenen açık hedeflere ihtiyaç duyar. Satın alma stratejisi de bu temel gereksinimlere sahiptir. Strateji oluştururken, geçmiş dönemlerde yapılan harcamaların, mevcut/potansiyel tedarikçi havuzunun ve alım yapılan pazarlardaki güncel durumun analizinin yapılması gerekir. Bununla birlikte, alım kategorileri bazında firmanın genel stratejisine uygun net hedefler ve kriterler konulmadan başarılı bir strateji kurgulamak mümkün değildir.

Satın alma stratejisi uygulanırken dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli husus da sürekli gözden geçirmeye dayalı strateji güncellemeleri ve uygulamalarla ilgili iyileştirme çalışmaları olarak belirtilebilir. Stratejinin detayları, sürdürülebilirlik doğrultusunda, alınan geri bildirimlere, yapılan gözlemlere veya piyasa koşullarındaki değişimlere göre şekillenmeye devam etmeli ve sürekli iyileştirilmelidir.

Öte yandan, bu tip bir stratejiyi uygulamaya koymak yalnızca satın alma departmanı ile sınırlı kalmamalı, tüm organizasyon içerisinde takım odaklı ele alınmalıdır. Başarılı bir uygulamanın anahtarı, departmanlar arası işbirliğinden geçer ve süreçlerin analiz ve takip amacıyla dijitalleştirilmesi de bu doğrultuda önemli bir yere sahiptir.

Zira, Deloitte tarafından 2017 yılında yapılan bir araştırmada, CPO’ların ( Satın Alma Yöneticileri) %75’i gelecekte, satın almanın dijital stratejinin uygulanmasında rol oynayacağını ve teknolojinin bir seviyeye kadar tüm satın alma süreçlerini etkileyeceğini öngörmüştü.Aynı araştırmaya katılan satın alma yöneticilerinin yarısından fazlası da stratejik satın alma teknolojilerinin süreçte etkili olacağını belirtmişti. 

Stratejik Satın Almada Dijitalleşmenin Rolü

Stratejik satın alma faaliyetleri, şirket için önemli bir değer yaratmayı amaçlarken, dijital platformlar da karşılaşılan engellerin üstesinden gelmek ve pazardaki alım fırsatlarını yakalamak için firmalara önemli avantajlar sağlar.

Örneğin, firmaların kendi tedarikçi havuzu ile sınırlı kalmadan ortak bir tedarikçi havuzuna  ulaşma aşamasında Taahhut.com gibi platformlar satın alma uzmanlarına çok önemli katkıda bulunabilmektedir. Sadece seçenekleri artırmak için değil, ölçülebilir satın alma kriterleri belirleyebilmek ve maliyetlerden tasarruf edebilmek için de bu yeni nesil teknolojiye adapte olmak artık kaçınılmaz. 

Dijital platformların sunduğu bir diğer fark yaratan olanak da satın almada kurumsal hafızanın oluşturulmasına sağladığı katkı olarak gösterilebilir. 

Geleneksel yaklaşımlarda firmalar için tüm teklif dokümanlarını, raporları, elde edilen bilgileri aynı yerde toplamak ve gerektiğinde erişmek güç olabilirken, dijital platformlar ile bu güçlüğü ortadan kaldırarak iş akışının verimliliğini ve hızını artırmak, belge, e-posta ve iletişim yığınında kaybolmamak mümkün. Böylelikle, başarılı bir satın alma profesyoneli, tekrarlayan ve katma değeri düşük işlerle uğraşmak yerine stratejiye odaklanabilmekte ve satın alma sürecinin kontrolünü daha rahat elinde tutabilmekte.

Stratejik bir satın alma planı oluşturulurken izlenen adımların birçoğunda, dijitalleşen satın alma pratikleri daha efektif ve kestirme yollar sunmakta.

Stratejik Satın Alma  Adımları Nedir ve Nelere Dikkat Edilmeli?

Strateji oluştururken izlenecek adımlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

  • Şirket içi ön değerlendirme ve kural setleri
  • Bilgi toplama
  • Yöntem seçimi
  • Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi
  • Adil rekabet koşullarının desteklenmesi
  • Pazarlık ve karar aşaması
  • Çalışma şekli ve geri bildirimlerin planlanması
  • Tedarikçi iyileştirme çalışmaları
  • Gözden geçirme ve iyileştirme

Şirket içi değerlendirme yapmak

Stratejik Satın Alma uygulamalarında firmalar öncelikle satın alma hedeflerini  ve ihtiyaçlarını analiz etmelidir. Mevcut performans, kullanılan kaynaklar, şirketteki departmanların ve hizmetlerin maliyetleri ve güncel büyüme hedefleriyle ilgili kıstasların oluşabilmesi için bu analize ihtiyaç duyulmakta. Sonrasında ise bu kıstasların çeşitli ölçek ve kategorideki satın almalara nasıl uyarlanacağı ile ilgili basit ve net kural setleri konması faydalı olabilir. Örneğin; imalatı doğrudan etkileyen bir alımda birden çok tedarikçiyle çalışmak ve riski bölmek tercih edilebilir. Kalite veya sertifikasyon konusunda da net kurallar konabilir.

Tedarikçi firmalar ile ilgili bilgi toplamak

Alım yapılan ürün/hizmet kategorisi ve sektörü ile ilgili genel bir ön araştırma yapılmalıdır. Bu araştırma sonucunda potansiyel tedarikçiler belirlenir. Ancak bazı durumlarda potansiyel tedarikçi belirlemek zor olabilir. Ortak havuz kullanan dijital platformlar bu noktada firmaların imdadına koşabilir.

Bununla birlikte, tedarikçi firmalara ait resmi evraklar ve farklı kaynaklardan alınan bilgiler de önem taşır. Bu bilgiler, ileride değerlendirme aşamasında da firmalara kolaylık sağlar. Dijital bir platform üzerinden satın alma yaparken elde edilecek en önemli avantajlardan biri de bu kolaylıktır. 

Üstelik; toplanan tüm bu değerli bilgiler, stratejinin sürekli gözden geçirilmesi ve iyileştirme çalışması yapıldığı zamanlarda da kullanılır.

Satın alma yöntemi oluşturmak

Sektördeki uygulamalara bakarak, hacim ve/veya alım konusunun içeriğine göre ve stratejiyle uyumlu olarak,  e-satınalma, başka bir deyişle doğrudan alım ya da e-ihale tercih edilebilir. Hangi yöntemin kullanıldığından bağımsız olarak, tedarikçilerden açık ya da davet usulü ile teklif toplanabilir.

Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi

Şirket içi değerlendirme adımında belirlenen kural setleri, tedarikçi firmalar için belirlenecek değerlendirme kriterleri aşamasında da firmalara kritik fayda sağlar. Tedarikçi firmanın, sunduğu fiyat teklifinin yanı sıra kapasitesi, finansal yeterliliği, teslim zamanlaması ve sertifikasyon belgeleri gibi kriterlere göre değerlendirme yapılabilir.

Taahhut.com platformu, teklif toplamanın yanı sıra, farklı Fiyat Dışı Unsurlar (FDU) da belirlenerek bu unsurların değerlendirme algoritmasına basit bir şekilde eklenebilmesine olanak tanır. Bu sayede yalnızca ilk alım maliyetleri değil, toplam sahip olma maliyeti (TCO), ürün kalitesi, referanslar, avans miktarı, ödeme vadesi vb. gibi pek çok unsur sistematik bir şekilde değerlendirilerek doğru satın alma kolayca yapılır, ikna ve karar süreçleri kısalır.

Adil rekabet koşullarının desteklenmesi

Firmalar, teklif veren tüm tedarikçilerin aynı şartlarda yarıştığından ve teklif verirken aynı bilgi seviyesinde olduklarından emin olmalıdır. Rekabete gölge düşürmeyecek konularda mümkün olduğunca şeffaf olunmalı. Mümkün mertebe şartname ve sözleşme taslakları ile alıma çıkılmalı. Bu sayede firmalar, pek çok geri dönüşten ve sonradan ortaya çıkabilen, zaman/para maliyeti nedeniyle oluşabilecek yüksek zararlardan da kendilerini koruyabilir.

Pazarlık ve karar

Fiyat ve diğer kriterleri karşılayan potansiyel tedarikçiler bulunduktan sonra sıra kazananı belirlemek için pazarlık aşamasına gelir. Bu noktada, elektronik ihale altyapısı kullanmak firmaları daha hızlı ve doğru sonuçlara ulaştıracağı için pazarlık sürecinin geleneksel yöntemlerdeki uzun, zahmetli ve yorucu olabilen ortamından da kurtulmak mümkün. Üstelik pazarlıkların kaydının tutuluyor olması gelecekteki benzer alımlarda da daha isabetli bütçe yapılmasını kolaylaştırmakta.

Seçilen tedarikçi ile çalışma şeklinin ve geri bildirim metodunun planlanması

Lojistik detayların netleşmesi, iletişim metodunun belirlenmesi ve satın alma departmanları ile gereken bağlantıların kurulması önemlidir. Özellikle de yeni bir firmayla çalışmaya başlandıysa. Bunun yanı sıra, satın alma sürecindeki hedefler, performans ölçütleri, zaman planlaması da detaylı olarak kurgulanmalı ve herhangi bir aksaklığın oluşmaması için taraflarla açık ve anlaşılır bir şekilde paylaşılmalı. Ayrıca, muhakkak düzenli aralıklarla geri bildirim alacak kanallar oluşturulmalı.

Tedarikçi iyileştirme çalışmaları nasıl yapılır?

Tedarikçi, özellikle kritik öneme sahip ve yüksek standartlı hammadde ara mamül veya ürün/hizmet alımlarında, aynı zamanda iş ortağınızdır. Bu noktada, tedarikçinin ürün kalitesini sürekli iyileştirmek, alım yapan firma ile tedarikçinin karşılıklı olarak birbirine Ar-Ge desteği vermesi önemlidir.

Öte yandan, tedarikçi iyileştirme çalışmaları, yalnızca tedarikçinin ürün kalitesini iyileştirmekten ibaretmiş gibi ele alınmamalı.

Üretim yöntemleri, operasyon süreçleri, finansman modeli gibi pek çok noktada yapılacak ortak çalışma ve yardımlaşma tedarikçinin ve dolayısıyla alımı yapan firmanın maliyetlerinin de aşağı çekilmesine yol açabilmekte. Firmalar bu sayede hem uzun yıllar sağlıklı bir iş ilişkisi kurma şansı elde ederken hem de stratejik ürün/hizmetlerde tedarikçiyi iyileştirmekten çok daha pahalıya patlayabilen tedarikçi değiştirme sürecinden  kurtulabilir.

Stratejiyi canlı tutmak 

Dinamik bir süreç olan stratejik satın almada, strateji canlı tutulması gereken bir iş varlığıdır. Dolayısıyla firmalar, mesailerinin bir bölümünü değerlendirmeye ve iyileştirmeye ayırmalıdır. Peki nasıl?

Stratejiyi canlı tutmanın anahtarı düzenli olarak gözden geçirme ve güncellemedır. Firmaların stratejilerine; içinde bulunduğu pazardaki değişikliklere, araştırma yaparken veya uygulamada aldığı geri bildirimlere göre sürekli iyileştirme yapması gerekir çünkü iş dünyasında kararları yönlendiren olgu stratejidir.

Dolayısıyla, etkili bir satın alma stratejisi, firmadaki iş gücü ve kaynakların da doğru kullanılmasına yardımcı olur. Bu da şirketlere kârlı ve sürdürülebilir bir gelecek vadeder.

 

 

 
  • ESATİNALMA
  • DİJİTALSATİNALMA
  • STRATEJİKSATİNALMA
  • EİHALE
blogCardImage

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

RFI, RFP, RFQ

Satın Almanın 3 Halkası: RFI, RFP ve RFQ

DEVAMINI OKU
imageCard

Merhaba,

Satın alma ve satış profesyonelleri için Taahhüt Blog yayında! Ticaret, stratejik satın alma ve e-ihale dünyasından bilgiler, yenilikler, haberler ile sizinleyiz.

imageCard

Satın Alma Yaparken Tasarruf Etmenin Yolları

DEVAMINI OKU